Cómo subir documentos al knowledge base
Subir un documento al knowledge base de Zoho requiere acceder a Zoho Desk, crear o editar un artículo y adjuntar el archivo como recurso descargable. El proceso toma alrededor de 20 minutos. En Teeo, adjuntas el archivo en el chat y queda indexado de inmediato.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Zoho CRM: paso a paso
Requisitos
- ·El knowledge base es parte de Zoho Desk, no de Zoho CRM directamente. Se requiere tener Zoho Desk activo en tu plan.
- ·Los artículos del knowledge base pueden ser públicos o internos. Verifica la visibilidad al publicar.
Accede a Zoho Desk
Ve a desk.zoho.com e inicia sesión con tus credenciales. Si tienes Zoho One, puedes navegar a Zoho Desk desde el panel principal de aplicaciones de Zoho.
Ve al módulo Knowledge Base
En la barra de navegación lateral izquierda de Zoho Desk, haz clic en el ícono de Knowledge Base (libro abierto). Si no lo ves, puede estar bajo el menú principal de módulos.
Selecciona o crea una categoría
El knowledge base está organizado en categorías y secciones. Elige la categoría existente donde quieres publicar el documento, o haz clic en '+ Add Category' para crear una nueva.
Crea un nuevo artículo
Dentro de la categoría seleccionada, haz clic en '+ New Article'. Introduce un título descriptivo para el artículo que identifique el contenido del documento.
Escribe o pega el contenido del artículo
En el editor de texto enriquecido, agrega una descripción breve del documento y su propósito. Este texto será indexable por el buscador del knowledge base.
Adjunta el archivo PDF
En la barra de herramientas del editor, busca el ícono de adjunto (clip) o la opción 'Attach Files'. Haz clic en él, selecciona el archivo PDF desde tu computadora y espera a que termine de cargarse.
Configura la visibilidad del artículo
Antes de publicar, en el panel derecho elige si el artículo será 'Public' (visible a clientes externos) o 'Internal' (solo para agentes). Selecciona también el departamento correspondiente si aplica.
Publica el artículo
Haz clic en el botón 'Publish' en la esquina superior derecha. El artículo con el documento adjunto quedará disponible en el knowledge base. Los agentes podrán buscarlo y compartirlo desde los tickets.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir documentos directamente al knowledge base de Zoho CRM sin usar Zoho Desk?
No directamente. El knowledge base como tal pertenece a Zoho Desk. Sin embargo, puedes adjuntar documentos a registros individuales (contactos, deals, cuentas) dentro de Zoho CRM usando la sección 'Attachments' de cada registro, o usar Zoho WorkDrive para almacenamiento centralizado.
¿Hay un límite de tamaño para los archivos adjuntos en los artículos de Zoho Desk?
Sí. El tamaño máximo por archivo adjunto en Zoho Desk es de 20 MB. Si tu PDF supera ese tamaño, considera comprimirlo o subirlo a Zoho WorkDrive y compartir el enlace en el artículo.
¿Los clientes pueden descargar el PDF directamente desde el knowledge base público de Zoho Desk?
Sí, si el artículo tiene visibilidad pública. El archivo adjunto aparecerá como enlace descargable al final del artículo en el portal del cliente. Asegúrate de que el artículo esté publicado y no en borrador.