Cómo hacer secuencias de seguimiento
Crear una secuencia de seguimiento en Zoho CRM requiere configurar Workflow Rules con acciones programadas para cada intervalo de tiempo. El proceso implica definir disparadores, condiciones y múltiples acciones diferidas. Toma alrededor de 35 minutos. En Teeo, describes la secuencia en un mensaje y queda activa al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Crea una secuencia de seguimiento: primer mensaje a los 3 días, segundo a los 7 días, tercero a los 14 días sin respuesta”
La secuencia queda activa y se ejecutará automáticamente en los intervalos definidos.
Cómo hacer secuencias de seguimiento en Zoho CRM: paso a paso
Requisitos
- ·Las acciones programadas (Scheduled Actions) en Workflow Rules están disponibles desde el plan Standard de Zoho CRM.
- ·Para secuencias de correo más complejas, Zoho ofrece Zoho Campaigns o la función 'Sequences' en Zoho CRM Plus.
Accede a la configuración de automatización
En Zoho CRM, haz clic en el ícono de engranaje (Setup) en la esquina superior derecha. En el menú lateral, busca la sección 'Automation' y haz clic en 'Workflow Rules'.
Crea una nueva regla de workflow
Haz clic en el botón '+ Create Rule'. En el campo 'Module', selecciona el módulo al que aplicará la secuencia (por ejemplo, 'Leads' o 'Contacts'). Asigna un nombre descriptivo como 'Secuencia de seguimiento 3-7-14 días'.
Define el evento disparador
En 'When to trigger', selecciona 'A record is Created' o 'A record is Created or Edited' según tu caso. Si quieres que se active cuando un lead entra al sistema, elige 'Created'. Haz clic en 'Next'.
Establece las condiciones del disparador
En la sección 'Condition', define qué registros deben activar la secuencia. Por ejemplo, agrega la condición 'Lead Status equals New' para que solo aplique a leads nuevos sin respuesta. Haz clic en 'Next'.
Agrega la primera acción inmediata (opcional)
En 'Instant Actions', puedes agregar una acción inmediata, como enviar el primer correo de bienvenida al momento en que se crea el registro. Haz clic en 'Add Action' > 'Send Email' y selecciona la plantilla del primer mensaje.
Agrega la primera acción programada (3 días)
En la sección 'Scheduled Actions', haz clic en '+ Add'. En 'Execute After', escribe '3' y selecciona 'Days'. Haz clic en 'Add Action' dentro de este bloque, selecciona 'Send Email' y elige la plantilla del primer seguimiento.
Agrega la segunda acción programada (7 días)
Haz clic nuevamente en '+ Add' en la sección 'Scheduled Actions'. Configura 'Execute After' en '7 Days'. Agrega la acción 'Send Email' con la plantilla del segundo mensaje de seguimiento.
Agrega la tercera acción programada (14 días)
Repite el proceso: haz clic en '+ Add', configura 'Execute After' en '14 Days' y agrega la acción 'Send Email' con la plantilla del tercer y último seguimiento.
Configura la condición de parada (sin respuesta)
Para evitar enviar mensajes a leads que ya respondieron, en la sección 'Stop this rule if…' agrega la condición 'Lead Status Not equals New' o 'Email Replied equals True'. Esto detiene la secuencia cuando el lead responde.
Guarda y activa la regla
Revisa el resumen de la regla. Haz clic en 'Save'. Zoho CRM te mostrará la regla en estado activo. A partir de ahora, todos los leads que cumplan la condición recibirán automáticamente los tres mensajes de seguimiento en los días definidos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo detener una secuencia de seguimiento si el lead responde o agenda una cita en Zoho CRM?
Sí. En la configuración de la Workflow Rule, en la sección 'Stop this rule if…', agrega las condiciones correspondientes: por ejemplo, 'Lead Status equals Contacted' o 'Email Replied equals True'. Zoho detendrá las acciones programadas pendientes cuando se cumpla alguna de estas condiciones.
¿Cuántas acciones programadas puedo agregar en una sola Workflow Rule de Zoho CRM?
Zoho CRM permite hasta 5 grupos de acciones programadas por regla de workflow. Si necesitas más de 5 intervalos, considera crear una segunda regla que se active cuando la primera termina, o usa la función 'Sequences' disponible en Zoho CRM Plus.
¿Las secuencias de Zoho CRM envían correos desde mi dirección de email o desde Zoho?
Los correos se envían desde la dirección de email configurada en tu perfil de usuario o desde el email del propietario del registro, dependiendo de la plantilla. Para asegurarte de que se vea tu dominio, configura el email de envío en Setup > Email > Email Configuration.