Cómo automatizar perfilar mis leads
Zoho CRM permite automatizar el perfilado de leads combinando Scoring Rules (para asignar puntos por interacción) y Workflow Rules (para actualizar el estado del lead según el puntaje). El proceso requiere configurar ambas herramientas en Setup. En Teeo, un solo mensaje activa la clasificación automática al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Automatiza el perfilado de leads: clasifica como caliente a quien tenga 3 o más interacciones, tibio entre 1 y 2, frío sin interacciones”
La automatización queda activa y clasificará leads automáticamente en tiempo real.
Cómo automatizar perfilar mis leads en Zoho CRM: paso a paso
Requisitos
- ·Zoho CRM tiene Scoring Rules en Setup > CRM Settings > Scoring Rules. Permiten asignar puntajes positivos o negativos a leads según sus acciones (apertura de email, llamada, visita a página, etc.).
- ·Los Workflow Rules en Setup > Automation > Workflow Rules permiten ejecutar acciones automáticas cuando un lead alcanza cierto puntaje, como actualizar un campo personalizado 'Lead Temperature'.
- ·Para implementar la clasificación caliente/tibio/frío necesitas: (1) crear un campo personalizado en el módulo Leads para el estado de temperatura, (2) configurar Scoring Rules, y (3) crear Workflows que actualicen ese campo según el puntaje.
- ·Zia, el asistente de IA de Zoho, puede sugerir leads prioritarios, pero la clasificación automática por reglas de puntaje está disponible en todos los planes Professional y Enterprise.
Accede a la configuración de Zoho CRM
En Zoho CRM, haz clic en el ícono de engranaje (⚙) en la esquina superior derecha para acceder a Setup (Configuración). Necesitas permisos de administrador para configurar automatizaciones.
Crea un campo personalizado 'Temperatura del Lead'
Ve a Setup > Modules and Fields > Leads > Fields. Haz clic en 'New Custom Field' y selecciona el tipo 'Picklist'. Nómbralo 'Temperatura del Lead' o 'Lead Temperature'. Agrega tres opciones: 'Caliente', 'Tibio', 'Frío'. Guarda el campo.
Ve a Scoring Rules en Setup
En el menú de Setup, busca la sección 'CRM Settings' o 'Automation' y haz clic en 'Scoring Rules'. Si no lo encuentras, usa la barra de búsqueda de Setup y escribe 'Scoring'. Las Scoring Rules están disponibles en los planes Professional y Enterprise de Zoho CRM.
Crea una nueva Scoring Rule para el módulo Leads
Haz clic en 'New Scoring Rule'. Selecciona el módulo 'Leads'. Dale un nombre a la regla, por ejemplo 'Clasificación por Interacciones'. Haz clic en 'Next' o 'Continuar' para configurar los criterios de puntuación.
Configura los criterios de puntuación por interacción
Agrega criterios de puntuación para cada tipo de interacción. Por ejemplo: +10 puntos cuando el campo 'No. of Chats' o 'Activities' se actualiza, +10 puntos cuando se registra una llamada (Activity Type = Call), +10 puntos cuando se envía un email. Configura al menos 3 tipos de interacciones para llegar a los rangos requeridos.
Guarda la Scoring Rule
Revisa los criterios configurados y haz clic en 'Save'. La regla comenzará a calcular puntajes para leads nuevos y existentes según las interacciones registradas. Los puntajes aparecerán en el campo 'Score' del módulo Leads.
Ve a Workflow Rules para crear la clasificación 'Caliente'
En Setup, ve a Automation > Workflow Rules. Haz clic en 'New Rule'. Selecciona el módulo 'Leads'. Nombra la regla 'Clasificar Lead Caliente'. En 'When to trigger', selecciona 'On a record action' > 'Field Update' (cuando se actualice el campo Score).
Define la condición para lead Caliente (Score ≥ 30)
En la sección de condiciones del workflow, configura: Score >= 30 (equivalente a 3 o más interacciones con 10 puntos cada una). Esta condición identificará a los leads calientes. En la sección 'Actions', selecciona 'Field Update' y actualiza el campo 'Temperatura del Lead' con el valor 'Caliente'.
Crea el Workflow para lead Tibio (Score 10-20)
Crea un segundo Workflow Rule para el módulo Leads. Nómbralo 'Clasificar Lead Tibio'. Configura la condición: Score >= 10 AND Score <= 20 (1 o 2 interacciones). En Actions > Field Update, actualiza 'Temperatura del Lead' con el valor 'Tibio'. Guarda la regla.
Crea el Workflow para lead Frío (Score = 0)
Crea un tercer Workflow Rule. Nómbralo 'Clasificar Lead Frío'. Condición: Score = 0 (sin interacciones registradas). En Actions > Field Update, actualiza 'Temperatura del Lead' con el valor 'Frío'. También puedes usar la condición 'Score is empty' para incluir leads nuevos sin puntaje aún. Guarda la regla.
Activa todos los Workflows y verifica el funcionamiento
Asegúrate de que los tres Workflow Rules estén activos (estado 'Active'). Ve al módulo Leads y abre un lead de prueba. Registra algunas actividades (llamada, email) y verifica que el campo 'Temperatura del Lead' se actualice automáticamente según el puntaje acumulado.
Preguntas frecuentes
¿En qué plan de Zoho CRM están disponibles las Scoring Rules?
Las Scoring Rules están disponibles en los planes Professional, Enterprise y Ultimate de Zoho CRM. No están incluidas en el plan Standard ni en el plan gratuito. Si tienes el plan Standard, deberías usar Workflow Rules con condiciones basadas en campos de actividad como alternativa.
¿Zia de Zoho puede clasificar leads automáticamente sin configurar reglas?
Zia, el asistente de IA de Zoho CRM, puede sugerir leads con mayor probabilidad de conversión y priorizar contactos en el plan Enterprise y Ultimate. Sin embargo, para clasificar leads con etiquetas específicas como caliente/tibio/frío según tus propios criterios de interacciones, necesitas configurar Scoring Rules y Workflow Rules manualmente.
¿Puedo ver el campo de temperatura del lead en la vista de lista del módulo Leads?
Sí. Una vez que hayas creado el campo personalizado 'Temperatura del Lead', puedes agregarlo a la vista de lista de Leads. Ve al módulo Leads > haz clic en el ícono de columnas (o 'Customize Columns') > busca el campo 'Lead Temperature' y agrégalo a las columnas visibles. Así podrás ver la clasificación de todos tus leads de un vistazo.