Cómo subir documentos al knowledge base
Subir documentos al knowledge base de Salesforce requiere una licencia de Service Cloud, crear un Knowledge Article de forma manual y adjuntar el archivo como referencia, ya que Salesforce Knowledge no indexa el contenido de los PDFs automáticamente. El proceso toma unos 35 minutos. En Teeo, adjuntas el PDF y el asistente lo indexa al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Salesforce: paso a paso
Requisitos
- ·Salesforce Knowledge no indexa el contenido de los PDFs subidos para búsqueda. El enfoque recomendado es crear un Knowledge Article y trasladar el contenido del documento como texto, luego adjuntar el PDF como archivo de referencia.
- ·Requiere licencia de Service Cloud además de la licencia base de Salesforce. Un administrador debe habilitar Knowledge desde Setup previamente.
- ·Si solo necesitas almacenar el archivo sin hacerlo buscable, puedes usar Salesforce Files (App Launcher > Files > Upload). Sin embargo, el contenido del PDF no estará disponible en búsquedas de Knowledge.
Inicia sesión y verifica tu licencia de Service Cloud
Ve a login.salesforce.com e introduce tus credenciales. Confirma que tu organización tiene Service Cloud activo y que Salesforce Knowledge está habilitado. Si no lo está, un administrador debe activarlo desde Setup > Service > Knowledge Settings.
Abre el App Launcher y navega a Knowledge
Haz clic en el ícono de cuadrícula (App Launcher) en la esquina superior izquierda. Escribe 'Knowledge' en el buscador y selecciona la aplicación 'Knowledge' de los resultados.
Crea un nuevo Knowledge Article
Haz clic en el botón 'New' en la esquina superior derecha de la lista de artículos. Se abrirá un formulario de creación. Selecciona el tipo de artículo adecuado (FAQ, How-To, Reference) según lo que haya configurado tu administrador.
Completa el título del artículo
En el campo 'Title', escribe un título descriptivo que refleje el contenido del documento PDF que estás subiendo. Por ejemplo: 'Manual de Producto — Serie X200'.
Traslada el contenido del PDF al cuerpo del artículo
Abre el PDF en un lector externo, selecciona el texto principal y cópialo. Pégalo en el editor de texto enriquecido del Knowledge Article. Esto es necesario porque Salesforce Knowledge no extrae ni indexa el texto de los PDFs adjuntos automáticamente.
Adjunta el PDF como archivo de referencia
En el formulario del artículo, desplázate hasta la sección 'Files' o 'Attachments'. Haz clic en 'Upload Files', selecciona el PDF desde tu equipo y espera a que se complete la carga. El PDF quedará adjunto al artículo como referencia descargable.
Asigna categorías y etiquetas
En el panel lateral derecho, asigna el artículo a las categorías de datos correspondientes. Esto facilita que los agentes encuentren el artículo mediante filtros de búsqueda en Knowledge.
Publica el artículo
Haz clic en el botón 'Publish' en la parte superior del formulario. Confirma en el cuadro de diálogo. El artículo quedará publicado y su contenido de texto estará indexado y buscable en Salesforce Knowledge.
Verifica que el artículo sea buscable
Ve al buscador global de Salesforce o al módulo de Knowledge y escribe palabras clave del documento. Confirma que el artículo aparece en los resultados. Si no aparece, espera unos minutos para que el índice de búsqueda se actualice.
Preguntas frecuentes
¿Salesforce Knowledge indexa el contenido de PDFs subidos?
No de forma nativa. Salesforce Knowledge no extrae ni indexa el texto de los PDFs adjuntos. Para que el contenido sea buscable, debes copiar el texto del documento manualmente al cuerpo del Knowledge Article y adjuntar el PDF como referencia descargable.
¿Cuántos pasos tiene subir un documento al knowledge base de Salesforce?
Son 9 pasos: verificar licencia Service Cloud, navegar a Knowledge, crear un artículo, completar el título, trasladar el contenido del PDF al cuerpo del artículo, adjuntar el PDF, asignar categorías, publicar y verificar la búsqueda. Toma aproximadamente 35 minutos.
¿Cuál es la forma más rápida de subir y hacer buscable un documento?
Con Teeo, adjuntas el PDF al chat y el asistente lo indexa automáticamente en el knowledge base. El contenido queda disponible para búsquedas en menos de un minuto, sin necesidad de copiar texto ni configurar licencias.