Cómo subir información al knowledge base
Pipedrive no cuenta con un knowledge base nativo. Para almacenar información de referencia se utilizan Notas en registros de Organización o Smart Docs (plan Advanced o superior). El proceso requiere navegar entre varias secciones y estructurar la información manualmente. En Teeo, un solo mensaje guarda la información al instante y el asistente la usa de inmediato.
Cómo hacerlo en Teeo
“Agrega al knowledge base: [información sobre nuestros servicios]”
La información queda guardada en el knowledge base al instante y el asistente puede usarla de inmediato.
Cómo subir información al knowledge base en Pipedrive: paso a paso
Requisitos
- ·Pipedrive no tiene un knowledge base nativo. El workaround oficial es usar Notas en registros de Organización o Smart Docs.
- ·Smart Docs requiere el plan Advanced ($49/usuario/mes) o superior. Permite subir, compartir y controlar versiones de documentos.
- ·Las Notas son accesibles desde cualquier plan, pero no tienen formato enriquecido ni búsqueda avanzada como un KB real.
- ·Una alternativa común es vincular una carpeta de Google Drive o un workspace de Notion directamente desde el campo de descripción de la Organización.
Inicia sesión en Pipedrive
Ve a app.pipedrive.com e introduce tus credenciales. Asegúrate de tener el plan Advanced o superior si deseas usar Smart Docs. Si estás en el plan Essential, solo podrás usar el workaround con Notas.
Decide qué método usar: Notas o Smart Docs
Si tu plan es Essential o Advanced y quieres algo simple, usa Notas en un registro de Organización. Si tienes Advanced o superior y necesitas gestionar documentos reales (PDFs, DOCX), usa Smart Docs. Elige según tu necesidad antes de continuar.
Navega a la sección Organizaciones
En el menú lateral izquierdo, haz clic en 'Organizaciones' (icono de edificio). Aquí crearás o seleccionarás el registro que funcionará como contenedor de tu base de conocimiento interna.
Crea o abre una Organización dedicada al KB
Si no tienes una, haz clic en '+ Organización'. Ponle un nombre descriptivo como 'Base de Conocimiento Interna' o 'Recursos del Equipo'. Guarda el registro. Este será el repositorio central de información.
Agrega una Nota con la información
Dentro del registro de Organización, desplázate hasta la sección 'Notas' en el panel derecho. Haz clic en '+ Nota'. En el editor, escribe o pega la información que deseas guardar. Usa el título de la nota para identificar el tema (por ejemplo: 'Política de devoluciones' o 'Guía de precios 2026').
Fija la nota para que sea fácil de encontrar
Una vez guardada la nota, haz clic en el ícono de los tres puntos (⋯) junto a la nota y selecciona 'Fijar nota'. Las notas fijadas aparecen siempre en la parte superior del historial de actividad del registro, facilitando su acceso.
Opción Smart Docs: sube el documento (Advanced+)
Si prefieres usar Smart Docs, ve al menú lateral y selecciona 'Smart Docs'. Haz clic en 'Subir documento' y selecciona el archivo desde tu computadora (PDF, DOCX, XLSX). Asígnale un nombre descriptivo y selecciona si debe estar vinculado a un trato, contacto u organización.
Comparte el acceso con tu equipo
Para que el equipo pueda acceder a la información, comparte el enlace del registro de Organización o del documento en Smart Docs. En Pipedrive, todos los usuarios con acceso al CRM pueden ver las notas y documentos compartidos según sus permisos. Confirma que los permisos de visibilidad estén configurados en 'Toda la empresa' (Settings > Company settings > Visibility groups).
Preguntas frecuentes
¿Pipedrive tiene un knowledge base nativo?
No. Pipedrive no ofrece un knowledge base nativo. El workaround más común es usar Notas en un registro de Organización para guardar información de referencia, o Smart Docs (disponible desde el plan Advanced) para gestionar documentos. Para un KB completo, muchos equipos conectan Notion o Confluence externamente.
¿Qué es Smart Docs en Pipedrive y desde qué plan está disponible?
Smart Docs es una función de Pipedrive que permite subir, enviar y gestionar documentos directamente desde el CRM, con seguimiento de apertura y firma electrónica básica. Está disponible a partir del plan Advanced ($49/usuario/mes). No está incluido en el plan Essential.
¿Puedo buscar el contenido de las notas en Pipedrive?
Sí, pero de forma limitada. Pipedrive permite buscar en notas usando la barra de búsqueda global en la parte superior (lupa). Sin embargo, la búsqueda no es tan robusta como la de un knowledge base dedicado y no indexa el contenido de archivos adjuntos en Smart Docs.