Cómo subir documentos al knowledge base
Pipedrive no tiene un knowledge base nativo. Para centralizar documentos del equipo debes usar Smart Docs (plan Advanced+) o conectar Google Drive como repositorio compartido. El proceso implica configurar integraciones y crear convenciones de carpetas. En Teeo, adjuntas el PDF y queda indexado al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Pipedrive: paso a paso
Requisitos
- ·Smart Docs requiere el plan Advanced ($39/usuario/mes) o superior. No está disponible en el plan Essential.
- ·Pipedrive no tiene un knowledge base nativo. La solución recomendada es Google Drive vinculado vía integración.
- ·Los documentos en Smart Docs se almacenan en Google Drive o OneDrive — no directamente en Pipedrive.
Inicia sesión en Pipedrive
Accede a app.pipedrive.com con tus credenciales. Verifica que tu plan sea Advanced o superior para poder usar Smart Docs.
Ve a Herramientas y Apps del menú lateral
En el menú lateral izquierdo, haz clic en el ícono de cuadrícula o en 'Tools and Apps'. Esto abre el panel de integraciones y herramientas de Pipedrive.
Abre Smart Docs
Dentro de Tools and Apps, localiza y haz clic en 'Smart Docs'. Si es la primera vez, Pipedrive te solicitará conectar una cuenta de almacenamiento.
Conecta Google Drive o OneDrive como almacenamiento
Haz clic en 'Connect Google Drive' o 'Connect OneDrive'. Autoriza el acceso desde tu cuenta de Google o Microsoft. Esta conexión es necesaria para guardar y acceder a los documentos.
Crea una carpeta para el knowledge base
En tu Google Drive, crea una carpeta llamada 'Pipedrive - Knowledge Base' (o el nombre que prefiera tu equipo). Esta carpeta servirá como repositorio centralizado de documentos.
Sube el documento PDF a la carpeta en Google Drive
Abre la carpeta que creaste en Google Drive y usa el botón '+ Nuevo → Subir archivo' para cargar tu PDF. Espera a que finalice la carga antes de continuar.
Regresa a Smart Docs en Pipedrive y refresca
Vuelve a Pipedrive en la sección Smart Docs y haz clic en el botón de refresco o navega de nuevo a la sección. El documento recién subido debería aparecer en la biblioteca.
Vincula el documento a un deal o contacto (opcional)
Para asociar el documento a un deal específico, abre el deal, desplázate a la sección de archivos y haz clic en 'Attach from Smart Docs'. Selecciona el documento desde tu biblioteca.
Comparte el acceso a la carpeta con tu equipo
En Google Drive, haz clic derecho en la carpeta 'Knowledge Base', selecciona 'Compartir' e invita a los miembros de tu equipo con permisos de 'Lector' o 'Editor' según corresponda.
Comunica la convención de nombres y carpetas al equipo
Crea un documento de guía interna indicando cómo nombrar los archivos, en qué subcarpeta guardar cada tipo de documento y cómo buscarlos desde Pipedrive o Google Drive.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Pipedrive un knowledge base nativo?
No. Pipedrive no tiene una sección de knowledge base integrada. La alternativa oficial es Smart Docs (disponible en el plan Advanced, $39/usuario/mes), que conecta Pipedrive con Google Drive o OneDrive para gestionar documentos. Para un repositorio de conocimiento más completo, los equipos suelen usar una carpeta compartida de Google Drive vinculada a Pipedrive.
¿Qué es Smart Docs en Pipedrive?
Smart Docs es una funcionalidad de Pipedrive disponible desde el plan Advanced que permite crear, enviar y rastrear documentos (contratos, propuestas, cotizaciones) directamente desde el CRM. Los documentos se almacenan en Google Drive o OneDrive. No es un knowledge base propiamente dicho, pero puede usarse como repositorio de documentos del equipo.
¿Cómo pueden mis vendedores acceder a documentos compartidos en Pipedrive?
La forma más práctica es conectar Google Drive a Pipedrive vía Smart Docs y crear una carpeta compartida con el equipo. Cada vendedor puede acceder a los documentos desde Google Drive directamente, o desde la sección de archivos de cualquier deal o contacto en Pipedrive si el documento fue adjuntado manualmente.