Cómo editar información en el knowledge base
Como Pipedrive no tiene un knowledge base nativo, editar información significa localizar la Nota o el documento en Smart Docs donde fue guardada y modificarla manualmente. El proceso requiere recordar dónde se almacenó cada entrada, navegar hasta ese registro y editar el contenido. En Teeo, un mensaje actualiza cualquier entrada del knowledge base en segundos.
Cómo hacerlo en Teeo
“Edita en el knowledge base: la entrada sobre [tema] ahora debe decir [nueva información]”
La entrada queda actualizada en el knowledge base de forma inmediata.
Cómo editar información en el knowledge base en Pipedrive: paso a paso
Requisitos
- ·Pipedrive no tiene knowledge base nativo. Las ediciones se realizan sobre Notas en registros de Organización o sobre documentos en Smart Docs.
- ·Smart Docs (plan Advanced+) guarda un historial de versiones de documentos, útil para rastrear cambios.
- ·Las Notas en Pipedrive no tienen historial de versiones. Si se sobrescribe el contenido, el texto anterior se pierde.
- ·Para localizar una nota específica, usa la barra de búsqueda global de Pipedrive o navega directamente al registro donde fue creada.
Inicia sesión en Pipedrive
Ve a app.pipedrive.com e introduce tus credenciales. Necesitarás recordar en qué registro guardaste la información que deseas editar (normalmente una Organización específica que usas como repositorio de KB).
Localiza la nota o documento con la búsqueda global
Haz clic en la lupa (🔍) en la barra superior o presiona '/' para activar la búsqueda global. Escribe palabras clave del título de la nota o del tema que deseas editar. Pipedrive mostrará resultados de notas, tratos, contactos y organizaciones que coincidan.
Navega al registro que contiene la información
Haz clic en el resultado relevante para abrir el registro (Organización, Contacto o Trato) donde está almacenada la información. Si usaste una Organización dedicada como 'Base de Conocimiento Interna', navega directamente a Organizaciones en el menú lateral.
Encuentra la nota específica en el historial
Dentro del registro, desplázate por el panel de actividad hasta encontrar la nota que deseas editar. Las notas fijadas aparecen en la parte superior. Si hay muchas notas, usa el filtro de tipo de actividad para mostrar solo 'Notas'.
Edita el contenido de la nota
Haz clic en el ícono de lápiz (✏️) o en los tres puntos (⋯) junto a la nota y selecciona 'Editar nota'. El editor de texto se abrirá con el contenido actual. Realiza los cambios necesarios: actualiza el texto, corrige información desactualizada o agrega nuevos datos.
Guarda los cambios
Haz clic en el botón 'Guardar' o presiona Ctrl+Enter (Windows) / Cmd+Enter (Mac) para guardar la nota editada. Pipedrive no guarda automáticamente mientras escribes, por lo que es importante confirmar el guardado antes de salir.
Editar un Smart Doc (Advanced+): sube la nueva versión
Si la información está en un Smart Doc, ve a Smart Docs en el menú lateral. Encuentra el documento, haz clic en los tres puntos (⋯) y selecciona 'Subir nueva versión' para reemplazarlo con el archivo actualizado, o 'Editar' si es un documento creado directamente en Pipedrive. Los documentos enlazados a tratos se actualizarán automáticamente para todos los que tengan acceso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver el historial de cambios de una nota en Pipedrive?
No. Las notas en Pipedrive no tienen historial de versiones. Al editar y guardar una nota, el contenido anterior se reemplaza definitivamente. Si necesitas un historial de cambios, considera usar Smart Docs (plan Advanced+) que sí guarda versiones de documentos, o mantener un registro de cambios manual dentro del texto de la nota.
¿Cómo encuentro rápidamente una nota específica en Pipedrive?
Usa la búsqueda global (lupa en la barra superior) y escribe palabras clave del contenido o título de la nota. También puedes navegar directamente al registro donde la nota fue creada. Si tienes muchas notas, la práctica recomendada es fijar las notas más importantes para que aparezcan siempre al principio del historial de actividad.
¿Puedo editar notas de otros usuarios en Pipedrive?
Depende del rol. Los usuarios con rol de Administrador pueden editar o eliminar notas de cualquier usuario. Los usuarios estándar solo pueden editar sus propias notas. Si necesitas editar una nota creada por otro usuario y no eres administrador, deberás pedirle al creador o a un administrador que realice el cambio.