Cómo subir documentos al knowledge base
Subir documentos al knowledge base en Monday CRM requiere crear un workdoc o un ítem en un tablero KB, adjuntar el archivo, y asegurarse de que esté indexado y accesible para el equipo. Sin KB nativo, los documentos se gestionan desde la columna de archivos de un tablero o desde Monday Docs. En Teeo, adjuntas el documento en el mensaje y queda indexado al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Monday CRM: paso a paso
Requisitos
- ·Monday CRM no tiene knowledge base nativo. Los documentos se pueden adjuntar en columnas de archivos de tableros o incrustados en Monday Docs.
- ·Monday Docs permite adjuntar archivos dentro de un workdoc, pero el contenido del PDF no es búsquedable desde dentro de Monday.
- ·Para búsqueda de contenido en documentos, necesitarías integrar una herramienta de terceros como Notion o Confluence.
Inicia sesión en Monday CRM
Ve a monday.com e inicia sesión. Decide si guardarás el documento en un tablero KB o en un Monday Doc.
Navega a tu tablero de Knowledge Base
Si tienes un tablero dedicado como KB, haz clic en él en la barra lateral. Si no, crea uno nuevo con el nombre 'Knowledge Base' desde el botón '+ Agregar tablero'.
Crea un nuevo ítem en el tablero
Haz clic en '+ Agregar ítem' en la parte inferior del tablero. Dale un nombre descriptivo al ítem, por ejemplo 'Manual de servicios - PDF'. Presiona Enter para confirmar.
Agrega una columna de archivos al tablero
Si el tablero no tiene columna de archivos, haz clic en el botón '+' al final de las columnas del encabezado. Selecciona el tipo de columna 'Archivos' y nómbrala 'Documentos'.
Abre el ítem y adjunta el documento
Haz clic en el ítem creado para abrirlo. En la columna de archivos, haz clic en '+ Adjuntar archivo'. Selecciona 'Subir desde computadora' y elige el PDF o documento que deseas subir.
Espera la carga del archivo
Monday subirá el archivo a sus servidores. El tiempo de carga depende del tamaño del documento. Para PDFs menores a 10 MB, la carga suele tomar menos de 30 segundos.
Agrega descripción y etiquetas al ítem
En el campo de descripción del ítem, escribe de qué trata el documento para facilitar su búsqueda. Si el tablero tiene columnas de categoría o etiquetas, clasifica el documento.
Configura los permisos del tablero
Asegúrate de que los permisos del tablero KB permitan que tu equipo acceda a los documentos. Ve a la configuración del tablero (ícono de engranaje) y ajusta la visibilidad a 'Todo el equipo'.
Verifica que el documento es accesible
Pide a un compañero de equipo que busque el documento en el tablero para confirmar que tiene acceso. Comparte el enlace directo al ítem si necesitas facilitar el acceso rápido.
Preguntas frecuentes
¿Cómo subo un PDF al knowledge base en Monday CRM?
Monday CRM no tiene knowledge base nativo. Para subir un PDF, puedes crear un tablero dedicado como KB y agregar una columna de archivos. Luego creas un ítem, adjuntas el PDF y configuras los permisos de acceso del equipo. El proceso toma entre 15 y 20 minutos por documento.
¿Se puede buscar contenido dentro de PDFs subidos a Monday CRM?
No. Monday CRM no indexa el contenido de los archivos PDF adjuntos. El archivo se almacena y puede descargarse, pero no puedes buscar texto dentro del documento desde la interfaz de Monday. Para esa función, necesitarías integrar una herramienta como Notion o Google Drive.
¿Cuál es la forma más rápida de indexar un documento en un knowledge base?
La forma más rápida es con Teeo CRM. Adjuntas el PDF en tu mensaje y le dices: 'Sube este documento al knowledge base'. El documento queda indexado al instante y el asistente puede buscar y citar su contenido en conversaciones con clientes.