Cómo subir documentos al knowledge base
El knowledge base de HubSpot no permite subir documentos PDF directamente como artículos; el contenido debe crearse en formato de texto enriquecido. Para incorporar un documento, debes copiar su contenido y formatearlo como artículo, o enlazarlo desde el File Manager de HubSpot. El proceso toma entre 20 y 30 minutos. En Teeo, adjuntas el PDF al asistente y queda indexado de inmediato.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en HubSpot: paso a paso
Requisitos
- ·El Knowledge Base de HubSpot NO soporta la carga directa de archivos PDF como artículos. El contenido debe convertirse a texto.
- ·Alternativa: subir el PDF al File Manager de HubSpot y crear un artículo que enlace al documento para su descarga.
- ·Requiere plan Service Hub Starter o superior para acceder al Knowledge Base.
Inicia sesión y sube el PDF al File Manager
Accede a app.hubspot.com. Ve a Marketing > Files and Templates > Files (File Manager). Haz clic en 'Upload files' y sube el documento PDF que deseas incorporar al knowledge base.
Copia la URL pública del PDF subido
Una vez subido el PDF, haz clic sobre él en el File Manager. En el panel derecho, copia la URL del archivo (Public URL). Guarda esta URL, la necesitarás para crear el enlace en el artículo.
Abre el contenido del PDF para transcribirlo
Abre el PDF en tu computadora con un lector de PDF. Selecciona y copia el texto completo del documento (Ctrl+A, Ctrl+C). Si el PDF es un documento escaneado (imagen), necesitarás usar OCR para extraer el texto.
Accede al Knowledge Base en Service Hub
En la barra de navegación superior, haz clic en 'Service'. En el menú lateral izquierdo, selecciona 'Knowledge Base'. Haz clic en 'Create article' para crear un nuevo artículo.
Escribe el título del artículo basado en el documento
En el campo de título, escribe un nombre descriptivo que refleje el contenido del documento. Por ejemplo: 'Manual de usuario — Versión 2.0' o 'Política de privacidad completa'.
Pega y da formato al contenido del documento
En el editor de texto enriquecido, pega el contenido copiado del PDF. Aplica formato: usa H2 y H3 para los encabezados del documento, listas para los puntos numerados o con viñetas, y negritas para términos importantes.
Agrega un enlace de descarga al PDF original
Al inicio o al final del artículo, agrega un botón o enlace de descarga. Selecciona el texto 'Descargar documento completo en PDF', haz clic en el ícono de enlace en el editor y pega la URL del PDF que copiaste del File Manager.
Configura la categoría del artículo
En el panel lateral derecho, asigna el artículo a una categoría relevante. Si el documento pertenece a una categoría específica (Manuales, Políticas, Guías), selecciónala o crea una nueva.
Configura el SEO del artículo
En la sección de SEO del panel derecho, escribe el meta título y la meta descripción basándote en el contenido del documento. Esto ayuda a que el artículo sea encontrado tanto dentro del knowledge base como en Google.
Publica el artículo
Una vez que el contenido esté formateado correctamente y el enlace de descarga esté configurado, haz clic en 'Publish' para publicar el artículo. Los usuarios podrán leer el contenido en línea y descargar el PDF original mediante el enlace.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir un PDF directamente al knowledge base de HubSpot?
No directamente como artículo. El Knowledge Base de HubSpot solo acepta contenido en formato de texto enriquecido. La alternativa es subir el PDF al File Manager de HubSpot y crear un artículo que enlace al PDF para su descarga, o copiar el contenido del PDF y formatearlo como artículo.
¿Los visitantes pueden descargar documentos desde el knowledge base de HubSpot?
Sí, si creas un enlace de descarga dentro del artículo. Sube el PDF al File Manager de HubSpot, obtén la URL pública y agrégala como hipervínculo en el artículo del knowledge base. Los visitantes podrán hacer clic en el enlace para descargar el archivo.
¿HubSpot indexa el contenido de documentos PDF para búsquedas internas del knowledge base?
No. HubSpot solo indexa el contenido de texto escrito directamente en los artículos del knowledge base. Si un PDF está solo como enlace de descarga sin que su contenido esté transcrito en el artículo, ese contenido no aparecerá en los resultados de búsqueda del knowledge base.