Cómo hacer un reporte de citas semanales
Crear un reporte semanal de citas en HubSpot implica construir un reporte personalizado en el módulo Reports con filtros de fecha para la semana actual, agrupación por día y por agente. El proceso toma unos 25 minutos la primera vez y los reportes se pueden programar para entrega automática. En Teeo, solicitas el resumen semanal y lo recibes en segundos.
Cómo hacerlo en Teeo
“Dame el reporte de citas de esta semana”
Recibes el resumen semanal agrupado por día y agente, con totales y estado de cada cita.
Cómo hacer un reporte de citas semanales en HubSpot: paso a paso
Requisitos
- ·Los reportes detallados de Meetings requieren Sales Hub Starter o superior.
- ·Los reportes se pueden programar para envío automático semanal por email desde la opción 'Schedule delivery'.
- ·Si el equipo usa Google Calendar o Outlook conectado a HubSpot, esas reuniones también aparecerán en los reportes.
Accede al módulo de Reports en HubSpot
Inicia sesión en app.hubspot.com. En la barra de navegación superior, haz clic en 'Reports'. Asegúrate de que tienes el plan con acceso a reportes personalizados.
Crea un nuevo reporte personalizado
En el módulo de Reports, haz clic en 'Create report' y selecciona 'Custom report builder' para construir el reporte desde cero con los filtros que necesitas.
Selecciona Meetings como fuente de datos
En el constructor de reportes, busca y selecciona 'Activities > Meetings' como la fuente de datos. Esto traerá todos los registros de reuniones disponibles en tu cuenta.
Define las columnas del reporte semanal
Agrega las siguientes propiedades como columnas: nombre del contacto, fecha de la reunión, hora, título o tipo de reunión, agente propietario y estado (completada, cancelada, pendiente). Organiza las columnas en orden lógico.
Aplica el filtro de rango de fecha semanal
En la sección de filtros, agrega el filtro 'Meeting date' y selecciona 'is between' o 'this week'. Si eliges 'This week', HubSpot mostrará automáticamente las reuniones desde el lunes hasta el domingo de la semana actual.
Agrupa los datos por día de la semana
En las opciones de agrupación del reporte, selecciona 'Group by: Meeting date' y elige la granularidad 'Day'. Esto organizará las citas agrupadas por día para una visión clara de la distribución semanal.
Agrega un desglose por agente (opcional)
Para ver cuántas citas tuvo cada agente, agrega un segundo nivel de agrupación por 'Meeting owner'. Esto mostrará una tabla con citas por día y por agente dentro de cada día.
Previsualiza y ajusta el reporte
Haz clic en 'Apply' para aplicar todos los filtros y agrupaciones. Revisa el reporte: verifica que los totales son correctos y que la información de todos los agentes está incluida. Ajusta columnas o filtros si es necesario.
Guarda el reporte y programa el envío semanal
Haz clic en 'Save' y dale un nombre descriptivo como 'Reporte semanal de citas'. Para que se envíe automáticamente cada semana, haz clic en los tres puntos del reporte guardado y selecciona 'Schedule delivery'. Configura la frecuencia semanal, el día y hora de envío, y los destinatarios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo programar el reporte semanal de citas para que se envíe automáticamente en HubSpot?
Sí. Una vez guardado el reporte, haz clic en los tres puntos (⋯) junto al nombre del reporte y selecciona 'Schedule delivery'. Puedes configurar el envío semanal automático por email especificando el día, la hora y los destinatarios. Esta función está disponible en planes de pago.
¿El reporte semanal de HubSpot incluye citas canceladas y reprogramadas?
Sí, siempre que agregues el campo 'Status' como columna en el reporte. Puedes filtrar para mostrar todas las citas (completadas, canceladas, no asistidas) o aplicar filtros específicos para ver solo las completadas o pendientes según lo que necesites.
¿Cuántas reuniones puede registrar HubSpot por semana?
No hay un límite en el número de reuniones que HubSpot puede registrar. Sin embargo, el Meetings tool tiene límites en el número de links de agendamiento activos según el plan: el plan gratuito tiene 1 link personal, y los planes de pago permiten múltiples links por usuario y links de equipo.