Cómo crear un calendario
Crear un calendario de citas en HubSpot se realiza a través del Meetings tool de Sales Hub, que genera un link de agendamiento personalizado. El proceso incluye conectar el calendario (Google o Outlook), definir horarios disponibles, duración de reuniones y configurar el formulario de reserva. Toma entre 25 y 30 minutos. En Teeo, describes tu disponibilidad y el asistente configura el calendario.
Cómo hacerlo en Teeo
“Crea un calendario de ventas disponible lunes a viernes de 9am a 6pm con reuniones de 45 minutos”
Tu calendario queda configurado con los horarios disponibles y el link para agendar reuniones.
Cómo crear un calendario en HubSpot: paso a paso
Requisitos
- ·El plan gratuito de HubSpot incluye 1 link de agendamiento personal con funciones básicas.
- ·Para links de equipo (round robin, colectivos) y mayor personalización se necesita Sales Hub Starter ($45/mes) o superior.
- ·Requiere conectar Google Calendar o Microsoft Outlook para la sincronización de disponibilidad.
Conecta tu calendario de Google o Outlook
Antes de crear el link de Meetings, debes conectar tu calendario. Ve a Settings > General > Calendar y connect tu Google Calendar o Microsoft Outlook. Sigue el proceso de autenticación OAuth para autorizar la conexión.
Accede a Sales > Meetings
En la barra de navegación superior, haz clic en 'Sales' y luego en 'Meetings'. Verás la lista de links de agendamiento existentes. Haz clic en 'Create scheduling page' o 'Create meeting link'.
Selecciona el tipo de reunión
HubSpot te preguntará el tipo de link: 'One-on-one' (individual, un agente), 'Group' (varias personas del equipo disponibles), o 'Round robin' (rotación entre agentes). Para un calendario personal, selecciona 'One-on-one'.
Configura la información básica de la reunión
Escribe el nombre del tipo de reunión (ej. 'Reunión de ventas'), agrega una descripción opcional y define la duración: selecciona 45 minutos en el selector de duración. También puedes agregar múltiples duraciones opcionales.
Define los días disponibles
En la sección de disponibilidad, activa los días en que recibirás reuniones. Para lunes a viernes, activa las casillas de Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday y Friday. Desactiva Saturday y Sunday.
Configura el horario de cada día
Para cada día activo, define el rango horario disponible. Haz clic en el rango de horas y configura: inicio a las 9:00 AM y fin a las 6:00 PM. Repite para cada día laborable.
Configura el tiempo de antelación y el buffer
En las opciones avanzadas, define el 'Notice period' (tiempo mínimo de antelación para agendar una reunión, ej. 2 horas) y el 'Buffer time' (tiempo entre reuniones consecutivas, ej. 15 minutos) para evitar reuniones back-to-back.
Personaliza el formulario de reserva
En la sección 'Form', define qué campos debe completar el visitante al agendar: nombre, email, empresa, teléfono. Puedes marcar campos como requeridos u opcionales. Estos datos se crearán automáticamente como contacto en HubSpot.
Configura el mensaje de confirmación
En la sección de confirmación, escribe el mensaje que verá el visitante después de agendar la reunión. También puedes configurar un redirect a una URL específica (ej. página de gracias) y personalizar el email de confirmación automático.
Personaliza la URL del link de agendamiento
Personaliza la URL del link (ej. meetings.hubspot.com/tu-nombre/reunion-ventas) para que sea fácil de recordar y compartir. El slug personalizado está disponible en planes de pago.
Guarda y comparte el link
Haz clic en 'Save' para guardar la configuración. Copia el link generado y compártelo por email, WhatsApp o inclúyelo en tu firma de correo. El link estará disponible de inmediato para que clientes agenden reuniones.
Preguntas frecuentes
¿El Meetings tool de HubSpot funciona sin conectar Google Calendar o Outlook?
No. Para que el Meetings tool funcione correctamente y muestre disponibilidad real en tiempo real, debes conectar tu Google Calendar o Microsoft Outlook. Sin esta conexión, el sistema no puede verificar si tienes reuniones existentes y podrían ocurrir sobreposiciones.
¿Cuántos links de agendamiento puedo crear en HubSpot?
Con el plan gratuito puedes crear 1 link de agendamiento personal. Con Sales Hub Starter puedes crear múltiples links personales y de equipo. Con Sales Hub Professional y Enterprise tienes links de grupo y round robin sin restricciones significativas.
¿El link de Meetings de HubSpot se puede personalizar con mi dominio?
Parcialmente. La URL base es meetings.hubspot.com/tu-nombre/ y no puedes cambiar el dominio base a menos que uses HubSpot CMS con dominio propio. Sin embargo, puedes personalizar el slug final del link (la parte después de tu nombre) en los planes de pago.