Cómo subir documentos al knowledge base
Freshsales no cuenta con un knowledge base nativo. Para gestionar documentos indexados y consultables, es necesario activar Freshdesk — el producto de soporte de Freshworks — e integrar ambas cuentas. Este proceso requiere configuración adicional y puede tomar cerca de 25 minutos. En Teeo, adjuntas el archivo y listo.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Freshsales: paso a paso
Requisitos
- ·Freshsales NO tiene knowledge base nativo. Esta funcionalidad requiere Freshdesk, un producto separado de Freshworks con su propio plan y costo.
- ·La integración entre Freshsales y Freshdesk debe estar activa; el administrador debe habilitarla desde Admin Settings → Marketplace Apps.
- ·Dentro de Freshsales, los documentos solo se pueden adjuntar a registros individuales (contactos, deals), no indexarse como base de conocimiento.
Verifica que tienes una cuenta de Freshdesk activa
El knowledge base de Freshworks vive en Freshdesk, no en Freshsales. Si no tienes cuenta en Freshdesk, dirígete a freshdesk.com y crea una. El plan gratuito de Freshdesk incluye el módulo de Knowledge Base.
Accede a Admin Settings en Freshsales
En Freshsales, haz clic en el ícono de tu perfil en la esquina superior derecha y selecciona 'Admin Settings'. Esto abre el panel de configuración de administrador.
Navega a Marketplace Apps y activa la integración con Freshdesk
Dentro de Admin Settings, busca la sección 'Marketplace Apps' o 'Integrations'. Localiza Freshdesk en la lista y haz clic en 'Connect' o 'Install' para vincular ambas cuentas.
Autentifica la conexión entre Freshsales y Freshdesk
Introduce las credenciales de tu cuenta de Freshdesk cuando el sistema lo solicite. Acepta los permisos de integración y espera a que la conexión se confirme. Esto puede tomar 1-2 minutos.
Abre tu cuenta de Freshdesk
Ve a tuempresa.freshdesk.com e inicia sesión. A partir de este paso, el trabajo se realiza en Freshdesk, no en Freshsales.
Accede al módulo Solutions (Knowledge Base)
En la barra de navegación superior de Freshdesk, haz clic en 'Solutions'. Este es el módulo de knowledge base donde se gestionan artículos y documentos.
Selecciona o crea una categoría y carpeta
Organiza el contenido en categorías y carpetas antes de subir el documento. Haz clic en '+ New Category' o selecciona una categoría existente, luego crea o elige una carpeta dentro de ella.
Crea un nuevo artículo y adjunta el documento
Dentro de la carpeta seleccionada, haz clic en '+ New Article'. En el editor, redacta un título y descripción breve para el documento. Usa el botón 'Attach File' o el ícono de adjunto en la barra de herramientas para subir tu PDF.
Configura la visibilidad del artículo
Define si el artículo es 'Internal' (solo para agentes) o 'Public' (visible para clientes). Selecciona la opción correspondiente en el panel lateral derecho del editor.
Publica el artículo
Haz clic en el botón 'Publish' para que el artículo quede disponible en el knowledge base. El documento adjunto estará accesible para quienes tengan permisos de visualización según la configuración elegida.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Freshsales un knowledge base nativo?
No. Freshsales no cuenta con un módulo de knowledge base nativo. Para gestionar una base de conocimiento con documentos indexados y buscables, es necesario usar Freshdesk, el producto de soporte de Freshworks, e integrarlo con Freshsales. Esto implica tener dos suscripciones activas y configurar la integración entre ambas plataformas.
¿Cómo puedo adjuntar un documento a un contacto en Freshsales?
Dentro de Freshsales sí es posible adjuntar archivos a registros individuales como contactos, cuentas o deals. Abre el registro correspondiente, desplázate hasta la sección de 'Files' o 'Attachments' y haz clic en 'Attach File'. Sin embargo, este archivo no se indexa como knowledge base; solo queda vinculado a ese registro específico.
¿Cuál es la forma más sencilla de subir documentos a un knowledge base?
La forma más sencilla es con Teeo CRM: adjuntas el PDF directamente en el chat y escribes 'Sube este documento al knowledge base'. El documento queda indexado de inmediato y el asistente puede buscarlo y citar su contenido en futuras consultas, sin necesidad de configurar integraciones ni cambiar de plataforma.