Cómo hacer secuencias de seguimiento
Crear secuencias de seguimiento en Dynamics 365 requiere el módulo Sales Accelerator, disponible únicamente en licencias Sales Premium o Enterprise. El proceso implica navegar a Sales Hub, configurar los pasos de la secuencia con condiciones de espera y acciones, y luego conectarla a un segmento de leads. El proceso completo toma alrededor de 40 minutos. En Teeo, describes la secuencia en un solo mensaje.
Cómo hacerlo en Teeo
“Crea una secuencia de seguimiento: primer mensaje a los 3 días, segundo a los 7 días, tercero a los 14 días sin respuesta”
La secuencia queda activa y se ejecutará automáticamente en los intervalos definidos.
Cómo hacer secuencias de seguimiento en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·Las Sequences en Dynamics 365 forman parte del Sales Accelerator, que solo está disponible en las licencias Dynamics 365 Sales Premium y Sales Enterprise. La licencia Sales Professional no incluye esta función.
- ·Cada paso de la secuencia puede ser de tipo Email, Phone Call, Task o LinkedIn (si tienes Sales Navigator integrado). Los emails de la secuencia se envían desde el buzón de Outlook del representante asignado.
- ·Para activar una secuencia sobre un lead o contacto, debes conectar la secuencia a un segmento definido o asignarla manualmente registro por registro desde la ficha del lead.
- ·Las condiciones de salida (si el lead responde, si se cierra el deal) deben configurarse como 'Exit Criteria' dentro de la secuencia para evitar que los contactos reciban mensajes después de tomar acción.
Verifica que tienes licencia Sales Premium o Enterprise
El módulo Sales Accelerator (donde viven las Sequences) requiere una licencia Dynamics 365 Sales Premium o Enterprise. Ve a Settings > Advanced Settings > License Information para verificar tu tipo de licencia. Si tienes Sales Professional, esta función no estará disponible.
Abre Sales Hub y ve a Sales Accelerator
Inicia sesión en Dynamics 365, abre la aplicación 'Sales Hub' y en la barra de navegación izquierda busca la sección 'Sales Accelerator'. Haz clic en 'Sequences'. Si no ves esta sección, el administrador de tu organización puede necesitar habilitar Sales Accelerator en Settings > Sales Accelerator > Setup.
Crea una nueva secuencia
En la página de Sequences, haz clic en '+ New Sequence'. Se abrirá el asistente de creación. Ingresa un nombre descriptivo para la secuencia (por ejemplo: 'Seguimiento post-reunión 3-7-14 días') y una descripción breve de su propósito.
Define el punto de inicio de la secuencia
En el diseñador de secuencias, verás el primer nodo 'Start'. Configura la entidad sobre la que aplica esta secuencia (Lead, Contact u Opportunity) usando el menú desplegable 'Entity'. Haz clic en el botón '+' debajo del nodo Start para agregar el primer paso.
Agrega el primer paso: espera 3 días
Haz clic en '+ Add a step' y selecciona 'Wait'. En la configuración del nodo Wait, establece la duración en 3 días. Esto crea una pausa antes de la primera acción de seguimiento. Haz clic en 'Save' en el nodo.
Agrega la primera acción de seguimiento
Haz clic en '+' después del nodo Wait de 3 días y selecciona 'Send an email'. En el editor del paso, escribe el asunto y el cuerpo del primer email de seguimiento. Puedes usar variables dinámicas como {FirstName} o {CompanyName} para personalizar el mensaje.
Agrega el segundo nodo de espera (7 días)
Haz clic en '+' después del primer email y agrega otro paso 'Wait'. Configura la duración en 4 días adicionales (ya que los 3 primeros ya transcurrieron, el total acumulado será de 7 días desde el inicio de la secuencia). Guarda el nodo.
Agrega el segundo email y el tercer seguimiento
Añade un paso 'Send an email' con el mensaje del segundo seguimiento a los 7 días. Luego agrega otro 'Wait' de 7 días adicionales (total 14 días acumulados desde el inicio) y un tercer paso 'Send an email' con el mensaje de seguimiento final.
Configura los criterios de salida
En el panel de configuración de la secuencia (lado derecho del diseñador), busca 'Exit Criteria'. Agrega las condiciones bajo las cuales el contacto debe salir de la secuencia: por ejemplo, 'If email is replied to' o 'If opportunity status changes to Won/Lost'. Esto evita que sigan recibiendo mensajes automáticos.
Activa la secuencia y conéctala a un segmento
Haz clic en 'Activate' para activar la secuencia. Para aplicarla automáticamente a nuevos leads, ve a la sección 'Segments' en Sales Accelerator, crea o selecciona un segmento con los criterios de tus leads objetivo y conéctalo a esta secuencia. También puedes asignar la secuencia manualmente desde la ficha de un lead individual.
Preguntas frecuentes
¿Qué licencia de Dynamics 365 necesito para usar Sequences en Sales Accelerator?
Las Sequences forman parte del Sales Accelerator, disponible únicamente en las licencias Dynamics 365 Sales Premium y Sales Enterprise. La licencia Sales Professional no incluye esta función. Puedes verificar tu licencia en Settings > Advanced Settings > License Information.
¿Cómo aseguro que un contacto deje de recibir mensajes cuando responde en Dynamics 365?
Configura los 'Exit Criteria' en el diseñador de la secuencia. Puedes agregar condiciones como 'Email replied to', 'Meeting scheduled' o 'Opportunity status changed' para que el contacto salga automáticamente de la secuencia al cumplir alguna de esas condiciones.
¿Cuál es la diferencia entre Sequences y Workflows en Dynamics 365?
Las Sequences son flujos de comunicación directa con prospectos (emails, llamadas, tareas) con pausas entre pasos. Los Workflows son automatizaciones de procesos internos del CRM (actualizar campos, crear registros). Para seguimiento de ventas con mensajes a contactos, Sequences es la herramienta correcta.