Cómo hacer un reporte de citas del día
Obtener el reporte de citas del día en Dynamics 365 requiere navegar a la vista de Actividades, filtrar por tipo Appointment y fecha de hoy, y luego exportar o visualizar los resultados. También puedes crear un Dashboard personalizado para verlo de forma más rápida en el futuro. El proceso inicial toma entre 15 y 20 minutos. En Teeo, pides el reporte con un mensaje y lo recibes en segundos.
Cómo hacerlo en Teeo
“Dame el reporte de citas del día de hoy”
Recibes el reporte completo con todas las citas del día: cliente, hora, canal y agente asignado.
Cómo hacer un reporte de citas del día en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·En Dynamics 365, las citas (Appointments) son un tipo de actividad. Para verlas filtradas por fecha, debes ir a la vista de Actividades y aplicar filtros manuales cada vez que quieras el reporte del día.
- ·Dynamics 365 no tiene una vista predefinida de 'citas de hoy'. Debes crear una vista guardada personalizada o un Dashboard para tener acceso rápido a esta información sin repetir el proceso de filtrado.
- ·Exportar el reporte a Excel es posible pero añade pasos adicionales. Los Dashboards nativos de Dynamics 365 son útiles para visualización pero tienen opciones de exportación limitadas.
Accede a Dynamics 365 Sales Hub o Customer Service Hub
Inicia sesión en home.dynamics.com y abre la aplicación correspondiente (Sales Hub o Customer Service Hub según dónde gestionas tus citas). Las actividades están disponibles en ambas aplicaciones.
Ve a la sección de Activities (Actividades)
En el menú lateral izquierdo, busca y haz clic en 'Activities' o 'Actividades'. Si no la ves directamente, puede estar en la sección 'My Work' o en el mapa del sitio de la aplicación. Se abrirá la lista de todas las actividades del sistema.
Cambia la vista a 'All Activities' o 'My Activities'
En la parte superior de la lista, haz clic en el selector de vista (muestra la vista actual como 'My Activities' por defecto). Selecciona 'All Activities' si quieres ver las citas de todos los agentes, o mantén 'My Activities' si solo necesitas las tuyas.
Filtra por tipo de actividad: Appointment
Haz clic en el botón 'Filter' o el ícono de embudo en la barra de herramientas. En el panel de filtros, busca el campo 'Activity Type' o 'Tipo de actividad'. Selecciona 'Appointment'. Esto filtrará la lista para mostrar solo las citas.
Filtra por fecha: hoy
Con el panel de filtros aún abierto, busca el campo 'Scheduled Start' o 'Fecha de inicio programada'. Configura el filtro con el operador 'Today' o 'Igual a hoy'. Si no existe la opción 'Today', introduce manualmente la fecha de hoy en formato MM/DD/YYYY. Haz clic en 'Apply' para aplicar el filtro.
Revisa los resultados filtrados
La lista mostrará ahora solo las citas programadas para hoy. Verás columnas con el asunto de la cita, el contacto relacionado, la hora de inicio, el estado y el propietario (agente asignado). Haz clic en cualquier cita para ver sus detalles completos.
Agrega columnas adicionales si es necesario
Si necesitas ver más información en la lista (como el tipo de reunión, la ubicación o el cliente relacionado), haz clic en el ícono de columnas en la barra de herramientas. Selecciona las columnas adicionales que deseas mostrar. Esta configuración no se guarda automáticamente en la vista estándar.
Exporta el reporte a Excel (opcional)
Para exportar la lista filtrada a Excel, haz clic en el botón '...' (más opciones) en la barra de herramientas y selecciona 'Export to Excel' > 'Static worksheet'. Se descargará un archivo .xlsx con todos los datos visibles en la vista filtrada.
Guarda la vista para uso futuro (opcional)
Para no repetir el proceso de filtrado cada día, haz clic en el selector de vista y selecciona 'Save as new view'. Asigna un nombre como 'Citas de hoy'. Nota: las vistas guardadas con filtros de fecha dinámica ('Today') se actualizan automáticamente, pero las vistas con fecha específica requerirán actualización manual.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver las citas de todos los agentes o solo las mías en Dynamics 365?
Depende de tus permisos. Con el rol de Vendedor solo podrás ver tus propias actividades en la vista 'My Activities'. Con roles de Gerente de Ventas o Administrador puedes cambiar a 'All Activities' para ver las citas de todo el equipo. Los administradores del sistema tienen acceso completo sin restricciones.
¿Puedo programar un reporte automático de citas del día en Dynamics 365?
No de forma nativa. Dynamics 365 no tiene una función para enviar reportes automáticos por correo. Para automatizar el envío de un reporte diario de citas, necesitarías configurar un flujo en Power Automate que genere y envíe el reporte según un horario, lo que requiere conocimientos técnicos adicionales.
¿El reporte exportado a Excel de Dynamics 365 incluye todos los campos de la cita?
El archivo Excel exportado incluye solo las columnas visibles en la vista en el momento de la exportación. Si necesitas campos adicionales como notas de la cita, duración o registros relacionados, debes agregar esas columnas a la vista antes de exportar, o usar la opción 'Dynamic worksheet' para tener una hoja conectada que se actualiza.