Cómo eliminar información del knowledge base
Eliminar un artículo del knowledge base en Dynamics 365 requiere primero retirar el artículo de su estado publicado (marcarlo como Obsoleto o desactivarlo), y luego eliminarlo permanentemente si es necesario. Los artículos publicados no se pueden borrar directamente sin pasar por este proceso. En Teeo, le indicas al asistente qué eliminar y la información desaparece de inmediato.
Cómo hacerlo en Teeo
“Elimina del knowledge base la información sobre [tema]”
La información queda eliminada del knowledge base al instante.
Cómo eliminar información del knowledge base en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·En Dynamics 365 no es posible eliminar directamente un Knowledge Article publicado. Primero debe cambiarse a estado 'Obsolete' o desactivarse, y luego puede eliminarse permanentemente.
- ·Solo los administradores del sistema tienen permisos para eliminar (borrar permanentemente) Knowledge Articles. Los agentes de conocimiento solo pueden retirarlos o marcarlos como obsoletos.
- ·Al eliminar un artículo, todas sus versiones históricas también se eliminan. Esta acción no se puede deshacer fácilmente, por lo que se recomienda simplemente marcarlo como Obsoleto si existe la posibilidad de necesitarlo en el futuro.
Accede al Customer Service Hub
Inicia sesión en home.dynamics.com y abre la aplicación 'Customer Service Hub'. Asegúrate de tener permisos de administrador del sistema para poder eliminar artículos permanentemente.
Ve a Knowledge Articles
En el menú lateral izquierdo, haz clic en 'Knowledge Articles' dentro de la sección 'Knowledge'. Verás la lista de artículos con su estado actual.
Busca el artículo que deseas eliminar
Usa la barra de búsqueda o cambia la vista a 'Published Articles' para filtrar los artículos activos. Escribe el título o palabras clave del artículo que quieres eliminar.
Abre el artículo publicado
Haz clic en el nombre del artículo para abrirlo. Verás el detalle completo del artículo con su estado actual mostrado en la parte superior.
Retira el artículo (marcarlo como Obsoleto)
En la barra de comandos superior, haz clic en el botón 'Retire' o busca la opción en el menú desplegable '...'. Esto cambiará el estado del artículo de 'Published' a 'Obsolete'. El artículo ya no será visible para los agentes en las búsquedas del knowledge base.
Confirma el retiro del artículo
Aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo confirmación. Haz clic en 'Retire' o 'Confirm' para proceder. El artículo pasará al estado 'Obsolete' inmediatamente.
Elimina el artículo permanentemente (si es necesario)
Si deseas borrar el artículo por completo (no solo retirarlo), con el artículo en estado 'Obsolete', haz clic en 'Delete' en la barra de comandos. Esta opción solo está disponible para administradores del sistema. Si solo ves 'Retire' y no 'Delete', no tienes permisos suficientes.
Confirma la eliminación permanente
Aparecerá un cuadro de confirmación advirtiendo que la eliminación es irreversible. Haz clic en 'Delete' para confirmar. El artículo y todas sus versiones históricas quedarán eliminados permanentemente del sistema.
Preguntas frecuentes
¿Puedo eliminar directamente un Knowledge Article publicado en Dynamics 365?
No. En Dynamics 365, los artículos publicados no se pueden eliminar directamente. Primero debes retirarlos usando el botón 'Retire' para cambiar su estado a 'Obsolete'. Solo entonces podrás eliminarlos permanentemente, y únicamente si tienes rol de administrador del sistema.
¿Qué diferencia hay entre retirar (Retire) y eliminar (Delete) un artículo en Dynamics 365?
Retirar un artículo (Retire) lo cambia a estado 'Obsolete': deja de aparecer en búsquedas pero permanece en el sistema con su historial. Eliminar (Delete) lo borra permanentemente junto con todas sus versiones. Se recomienda retirar en lugar de eliminar cuando existe la posibilidad de necesitar el contenido en el futuro.
¿Quién puede eliminar Knowledge Articles en Dynamics 365?
Solo los usuarios con el rol de Administrador del sistema (System Administrator) tienen permisos para eliminar permanentemente Knowledge Articles. Los usuarios con roles de agente de conocimiento (Knowledge Manager) pueden retirar artículos pero no eliminarlos definitivamente.