Cómo crear más etapas en mi pipeline
Agregar etapas al pipeline de ventas en Dynamics 365 requiere acceder al portal de Power Apps para personalizar el Business Process Flow de Opportunity o modificar el option set del campo de etapa. Es una tarea de administración del sistema que demanda permisos de System Administrator o System Customizer y toma alrededor de 45 minutos. En Teeo, describes los cambios en un mensaje y se aplican al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Agrega las etapas Negociación y Firma de contrato a mi pipeline de ventas principal”
Las etapas quedan agregadas al pipeline en el orden y posición que indicaste.
Cómo crear más etapas en mi pipeline en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·Las etapas del pipeline en Dynamics 365 se gestionan principalmente a través de Business Process Flows (BPF), que requieren acceso al portal de Power Apps (make.powerapps.com) con permisos de System Administrator o System Customizer.
- ·Modificar un Business Process Flow en uso puede afectar a todos los Opportunities activos. Se recomienda probar los cambios en un entorno de sandbox antes de publicarlos en producción.
- ·Alternativa: también puedes agregar etapas editando el option set del campo 'Sales Stage' directamente desde Settings > Advanced Settings > Customizations, pero esto requiere conocimiento técnico adicional.
- ·Los cambios en el BPF se publican inmediatamente en la organización una vez que haces clic en 'Publish'. No hay opción de rollback automático; deberías documentar el estado anterior.
Accede al portal de Power Apps
Abre un navegador y ve a make.powerapps.com. Inicia sesión con las mismas credenciales de tu cuenta Dynamics 365. Asegúrate de estar en el entorno correcto (Production, no Sandbox) verificando el selector de entorno en la esquina superior derecha.
Ve a la sección Solutions o Business Process Flows
En el menú de navegación izquierdo del portal de Power Apps, haz clic en 'Flows' y luego selecciona 'Business Process Flows'. Verás la lista de todos los BPF activos en tu organización.
Localiza el BPF de Opportunity Sales Process
En la lista de Business Process Flows, busca 'Opportunity Sales Process' o el nombre del BPF que corresponde a tu pipeline de ventas. Pasa el cursor sobre él para ver las opciones disponibles.
Edita el Business Process Flow
Haz clic en los tres puntos (⋯) junto al BPF de tu pipeline y selecciona 'Edit'. Se abrirá el diseñador visual del BPF con las etapas actuales representadas como bloques conectados en secuencia.
Desactiva el BPF antes de editarlo
En la barra de herramientas del diseñador, verifica si el BPF está en estado 'Active'. Para poder editarlo, puede ser necesario desactivarlo primero haciendo clic en 'Deactivate'. Confirma la desactivación en el diálogo emergente.
Agrega una nueva etapa al flujo
En el diseñador del BPF, haz clic en el botón 'Add Stage' (o el '+' entre las etapas existentes) en el punto donde deseas insertar la nueva etapa. Se creará un bloque de etapa vacío en esa posición.
Configura el nombre y propiedades de la etapa
Haz clic en la nueva etapa para seleccionarla. En el panel de propiedades de la derecha, escribe el nombre de la etapa en el campo 'Display Name' (por ejemplo: 'Negociación'). También puedes configurar la categoría de la etapa y los campos de datos requeridos para avanzar a la siguiente etapa.
Repite el proceso para la segunda etapa
Haz clic nuevamente en '+ Add Stage' en la posición correcta del flujo y configura la segunda etapa nueva (por ejemplo: 'Firma de contrato') siguiendo los mismos pasos. Asegúrate de que el orden de las etapas en el diseñador refleje tu proceso de ventas.
Valida el flujo y guarda los cambios
Haz clic en el botón 'Validate' en la barra de herramientas del diseñador para verificar que no hay errores de configuración. Si la validación es exitosa, haz clic en 'Save' para guardar los cambios sin publicarlos todavía.
Activa y publica el Business Process Flow
Haz clic en 'Activate' para activar el BPF y luego en 'Publish' para publicar los cambios en toda la organización. Las nuevas etapas aparecerán en el pipeline de ventas para todos los usuarios de inmediato. Ve a Sales Hub > Opportunities para verificar que las etapas se muestran correctamente.
Preguntas frecuentes
¿Necesito permisos especiales para agregar etapas al pipeline en Dynamics 365?
Sí. Para editar un Business Process Flow necesitas el rol de System Administrator o System Customizer en Dynamics 365. Los usuarios con roles estándar de Sales (Salesperson, Sales Manager) no tienen acceso para modificar la configuración del pipeline.
¿Cuánto tiempo tarda agregar una etapa al pipeline de Dynamics 365?
El proceso completo toma aproximadamente 45 minutos: acceder al portal de Power Apps, localizar el Business Process Flow correcto, agregar y configurar las etapas, validar y publicar los cambios. Si no tienes experiencia previa con el diseñador de BPF, puede tomar más tiempo.
¿Afecta a los deals existentes agregar etapas nuevas al pipeline en Dynamics 365?
Agregar etapas nuevas no mueve ni elimina los deals existentes. Los Opportunities activos conservan su etapa actual. Sin embargo, si desactivas el BPF para editarlo, los usuarios activos no podrán avanzar etapas durante ese período. Se recomienda hacer cambios fuera del horario laboral.