Cómo borrar etapas en mi pipeline
Eliminar una etapa del pipeline en Dynamics 365 requiere primero verificar que no haya Opportunities activos en esa etapa, reasignar los que existan y luego editar el Business Process Flow en el portal de Power Apps. Es una operación administrativa que requiere permisos de System Administrator y toma cerca de 40 minutos. En Teeo, la etapa se elimina con un mensaje y los deals se muestran para reasignar si es necesario.
Cómo hacerlo en Teeo
“Elimina la etapa Propuesta enviada de mi pipeline de ventas”
La etapa queda eliminada. Los deals en esa etapa se te muestran para reasignarlos si es necesario.
Cómo borrar etapas en mi pipeline en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·Antes de eliminar una etapa del BPF, debes asegurarte de que no haya Opportunities activos en esa etapa. Si los hay, deben moverse a otra etapa manualmente. Dynamics 365 no reasigna automáticamente los registros.
- ·Eliminar una etapa de un Business Process Flow es una acción permanente. No hay función de 'deshacer' en el diseñador de BPF. Se recomienda exportar la solución como backup antes de hacer cambios.
- ·Si el campo 'Sales Stage' es un option set separado del BPF, también necesitas eliminar el valor del option set desde Settings > Advanced Settings > Customizations para que no aparezca en filtros o reportes.
- ·Los cambios se aplican a toda la organización al publicar. Coordina con el equipo de ventas antes de eliminar etapas en uso.
Identifica los deals en la etapa que deseas eliminar
Antes de eliminar la etapa, ve a Sales Hub > Opportunities y filtra por la etapa que quieres borrar (por ejemplo: 'Propuesta enviada'). Anota cuántos Opportunities activos hay en esa etapa. Necesitarás moverlos manualmente antes de proceder.
Reasigna los Opportunities de esa etapa
Para cada Opportunity en la etapa a eliminar, ábrelo y cambia manualmente la etapa a la que mejor corresponda en tu nuevo pipeline (por ejemplo, muévelos a 'Negociación' o 'Propuesta en proceso'). Guarda cada registro. Repite hasta que no queden Opportunities en la etapa a eliminar.
Exporta el BPF como backup
Ve al portal de Power Apps (make.powerapps.com) y navega a Solutions. Localiza la solución que contiene el Business Process Flow de tu pipeline. Haz clic en 'Export' y guarda el archivo .zip en tu equipo. Esto te permite restaurar el BPF si algo sale mal.
Abre el diseñador de Business Process Flows
En el menú de navegación izquierdo de Power Apps, haz clic en 'Flows' > 'Business Process Flows'. Localiza el BPF de 'Opportunity Sales Process' y haz clic en los tres puntos (⋯) para seleccionar 'Edit'.
Desactiva el BPF para poder editarlo
En la barra de herramientas del diseñador, verifica el estado del BPF. Si está 'Active', haz clic en 'Deactivate'. Confirma la desactivación. Durante este período, los usuarios no podrán usar el BPF para avanzar etapas. Coordina este paso con el equipo.
Selecciona la etapa a eliminar
En el diseñador visual del BPF, localiza el bloque correspondiente a la etapa que deseas eliminar (por ejemplo: 'Propuesta enviada'). Haz clic en el bloque para seleccionarlo. Verás que se resalta y aparecen opciones en el panel de propiedades.
Elimina la etapa del diseñador
Con la etapa seleccionada, haz clic en el ícono de papelera (Delete) que aparece en la parte superior derecha del bloque de etapa, o haz clic derecho sobre el bloque y selecciona 'Delete Stage'. Confirma la eliminación en el diálogo emergente.
Verifica la continuidad del flujo
Después de eliminar la etapa, verifica que las etapas restantes están correctamente conectadas en el flujo. Asegúrate de que no haya interrupciones en la secuencia. Si hay un hueco, conecta manualmente la etapa anterior con la siguiente arrastrando el conector.
Valida y guarda los cambios
Haz clic en 'Validate' en la barra de herramientas para verificar que el BPF no tiene errores de configuración. Si la validación pasa sin errores, haz clic en 'Save' para guardar los cambios.
Activa y publica el Business Process Flow actualizado
Haz clic en 'Activate' y luego en 'Publish' para publicar el BPF actualizado en toda la organización. Ve a Sales Hub > Opportunities para confirmar que la etapa eliminada ya no aparece en el pipeline y que los Opportunities se ven correctamente en sus nuevas etapas.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los deals que están en una etapa que voy a eliminar en Dynamics 365?
Dynamics 365 no mueve ni reasigna automáticamente los Opportunities de una etapa eliminada. Debes moverlos manualmente a otra etapa antes de eliminar la etapa del Business Process Flow. Si eliminas la etapa sin moverlos primero, esos registros pueden quedar en un estado inconsistente.
¿Puedo deshacer la eliminación de una etapa en el pipeline de Dynamics 365?
No hay función de deshacer en el diseñador de Business Process Flows. Por eso es crucial exportar la solución como backup antes de hacer cambios. Si eliminaste una etapa por error, deberás importar la solución exportada previamente o recrear la etapa manualmente.
¿Necesito coordinar con el equipo antes de eliminar una etapa del pipeline en Dynamics 365?
Sí, es altamente recomendable. Durante la edición del BPF necesitas desactivarlo temporalmente, lo que impide que los usuarios avancen etapas. Además, la eliminación afecta a todos los usuarios una vez publicado. Comunica el cambio con anticipación y realiza la operación fuera del horario laboral.