Cómo automatizar perfilar mis leads
Para automatizar el perfilado de leads en Dynamics 365 se utiliza Power Automate, la herramienta de flujos de Microsoft. El proceso requiere crear un flujo que se active cuando un lead es modificado, evalúe condiciones como cantidad de interacciones y actualice campos personalizados como el rating. Requiere conocimientos técnicos y licencia de Power Automate.
Cómo hacerlo en Teeo
“Automatiza el perfilado de leads: clasifica como caliente a quien tenga 3 o más interacciones, tibio entre 1 y 2, frío sin interacciones”
La automatización queda activa y clasificará leads automáticamente en tiempo real.
Cómo automatizar perfilar mis leads en Microsoft Dynamics 365: paso a paso
Requisitos
- ·Requiere licencia de Power Automate (incluida en algunos planes de Dynamics 365 Sales)
- ·El campo 'Lead Rating' ya existe en Dynamics 365 con valores Hot, Warm, Cold — no necesitas crear uno nuevo
- ·Los flujos de Power Automate se activan cuando se guarda el registro, no en tiempo real inmediato
- ·Configurar correctamente los desencadenadores y condiciones requiere conocimiento de la estructura de datos de Dynamics 365
Acceder a Power Automate
Abre un nuevo navegador y ve a https://make.powerautomate.com. Inicia sesión con las mismas credenciales de Microsoft 365 que usas en Dynamics 365. Asegúrate de estar en el entorno correcto (mismo que tu Dynamics 365).
Crear un nuevo flujo automatizado
Haz clic en '+ Crear' en el panel izquierdo y selecciona 'Flujo de nube automatizado'. Ponle un nombre descriptivo como 'Clasificación automática de leads por interacciones'.
Configurar el desencadenador
En el buscador de desencadenadores, escribe 'Dataverse' y selecciona 'When a row is added, modified or deleted' (Cuando se agrega, modifica o elimina una fila). Configura: Change type = 'Modified', Table name = 'Leads'.
Agregar acción de obtener actividades del lead
Haz clic en '+ Nuevo paso' y busca 'List rows' de Dataverse. Configura: Table = 'Activities', y en Filter Rows escribe: `_regardingobjectid_value eq` seguido del ID dinámico del lead (selecciona 'Lead' del contenido dinámico).
Contar las actividades completadas
Agrega un paso 'Initialize variable' para crear una variable entera llamada 'conteoInteracciones'. Luego agrega 'Apply to each' sobre los resultados de actividades y dentro agrega 'Increment variable' para contar cada actividad.
Agregar condición: Lead caliente (≥3 interacciones)
Agrega un paso 'Condition'. Configura: Variable conteoInteracciones >= 3. Si es VERDADERO, agrega 'Update a row' de Dataverse: Table = Leads, Row ID = ID del lead, Lead Rating = 'Hot'.
Agregar condición: Lead tibio (1-2 interacciones)
En la rama FALSO de la condición anterior, agrega otra 'Condition': conteoInteracciones >= 1 Y conteoInteracciones <= 2. Si es VERDADERO, actualiza Lead Rating = 'Warm'. Si es FALSO, actualiza Lead Rating = 'Cold'.
Revisar y guardar el flujo
Revisa el diagrama completo del flujo para verificar que todas las ramas tienen la acción de actualización correcta. Haz clic en 'Guardar' en la parte superior.
Probar el flujo con un lead real
Haz clic en 'Probar' en la esquina superior derecha, selecciona 'Manualmente' y edita un lead existente en Dynamics 365 para disparar el flujo. Verifica en el historial de ejecución que el flujo se completó correctamente.
Activar el flujo en producción
Una vez confirmado que funciona correctamente, asegúrate de que el estado del flujo sea 'Activado'. El flujo ahora clasificará automáticamente cada lead cada vez que se modifique su registro.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una licencia adicional de Power Automate para automatizar el perfilado de leads?
Depende de tu plan. Dynamics 365 Sales Professional y Enterprise incluyen licencias de Power Automate con capacidades básicas. Sin embargo, para flujos más complejos con pasos premium de Dataverse, puede requerirse el plan Power Automate Premium por separado.
¿Los leads se clasifican en tiempo real cuando cambia su comportamiento?
El flujo se activa cuando se guarda el registro del lead, no de forma continua. Si las interacciones se registran manualmente, el lead se reclasificará cuando el registro sea guardado. Para clasificación verdaderamente en tiempo real, se necesitaría una configuración más avanzada.
¿Puedo usar el campo 'Lead Rating' nativo de Dynamics 365 para esta automatización?
Sí. Dynamics 365 ya incluye el campo Lead Rating con los valores Hot, Warm y Cold. No necesitas crear campos personalizados. Solo necesitas configurar el flujo de Power Automate para actualizar ese campo existente según tus criterios de clasificación.