Cómo subir información al knowledge base
Copper CRM no tiene un knowledge base nativo. El método más común es crear una carpeta compartida en Google Drive y adjuntar documentos a los registros, o publicar contenido en un Google Site. El proceso requiere salir de Copper y trabajar en herramientas de Google. En Teeo, un solo mensaje guarda la información y queda disponible al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Agrega al knowledge base: [información sobre nuestros servicios]”
La información queda guardada en el knowledge base al instante y el asistente puede usarla de inmediato.
Cómo subir información al knowledge base en Copper: paso a paso
Requisitos
- ·Copper CRM NO tiene un knowledge base nativo. No existe ninguna sección de 'Knowledge Base' dentro de la plataforma.
- ·El workaround oficial recomendado por Copper es usar Google Drive (carpetas y documentos compartidos) y adjuntarlos a los registros de Copper.
- ·Para una base de conocimiento accesible externamente (clientes o equipo), la opción más práctica sin herramientas de pago adicionales es crear un Google Site.
- ·Requiere Google Workspace activo. Copper no funciona de forma plena sin una cuenta de Google Workspace.
Abre Google Drive en tu navegador
Ve a drive.google.com e inicia sesión con la cuenta de Google Workspace vinculada a tu Copper CRM. Asegúrate de usar la misma cuenta que tienes configurada en Copper para que la integración funcione correctamente.
Crea una carpeta dedicada al knowledge base
Haz clic en '+ Nuevo' → 'Carpeta'. Ponle un nombre descriptivo, por ejemplo: 'Knowledge Base — [Nombre de tu empresa]'. Esta carpeta centralizará toda la información que quieras usar como base de conocimiento.
Crea un documento de Google Docs con la información
Dentro de la carpeta recién creada, haz clic en '+ Nuevo' → 'Documentos de Google'. Escribe el título del artículo (por ejemplo: 'Descripción de servicios') y redacta o pega el contenido que deseas guardar en el knowledge base.
Organiza el documento con encabezados y secciones
Usa los estilos de párrafo de Google Docs (Encabezado 1, Encabezado 2) para estructurar el contenido. Un documento bien estructurado facilita la búsqueda y lectura por parte del equipo. Guarda el documento; Google Docs lo hace automáticamente.
Configura los permisos de la carpeta
Haz clic derecho sobre la carpeta del knowledge base → 'Compartir'. En el diálogo, agrega los correos de los miembros de tu equipo que usan Copper y asigna el nivel de acceso: 'Lector' para quienes solo consultan, 'Editor' para quienes pueden agregar contenido.
Copia el enlace del documento
Abre el documento de Google Docs recién creado. En la esquina superior derecha, haz clic en 'Compartir' → 'Copiar enlace'. Asegúrate de que el enlace esté configurado para que puedan acceder las personas de tu organización.
Ve a Copper CRM y abre el registro correspondiente
Inicia sesión en tu cuenta de Copper (app.copper.com). Navega al registro de contacto, empresa u oportunidad con el que quieras asociar este conocimiento. Puedes buscarlo desde la barra de búsqueda superior.
Adjunta el enlace de Google Drive al registro
Dentro del registro en Copper, desplázate a la sección de actividad o notas. Crea una nueva nota y pega el enlace del documento de Google Docs. Etiqueta la nota con el asunto (ej: 'KB: Descripción de servicios') para facilitar la búsqueda futura.
Repite el proceso para cada artículo del knowledge base
Para cada nueva pieza de información, crea un nuevo documento en la carpeta de Google Drive y adjunta el enlace al registro de Copper correspondiente. Con el tiempo, la carpeta de Drive actuará como tu knowledge base informal, aunque sin las funciones de búsqueda y organización de un KB nativo.
Preguntas frecuentes
¿Copper CRM tiene un knowledge base nativo?
No. Copper CRM no incluye ninguna función de knowledge base nativa. Para gestionar una base de conocimiento, los usuarios de Copper deben recurrir a Google Drive (adjuntando documentos a los registros) o a herramientas externas como Notion, Confluence o Google Sites.
¿Puedo buscar dentro de los documentos de Google Drive desde Copper?
No directamente. Copper muestra los archivos adjuntos vinculados a cada registro, pero no indexa ni permite buscar el contenido interno de los documentos de Google Drive. Para buscar dentro del contenido, necesitas ir a Google Drive y usar su buscador nativo.
¿Qué plan de Copper necesito para adjuntar archivos de Google Drive a los registros?
La integración con Google Drive está disponible en todos los planes de Copper, incluido el Starter. Sin embargo, Copper requiere que tengas una cuenta activa de Google Workspace para funcionar correctamente, independientemente del plan que elijas.