Cómo subir documentos al knowledge base
Copper CRM no cuenta con un knowledge base nativo. El workaround oficial es adjuntar archivos desde Google Drive directamente a registros de Contactos, Empresas u Oportunidades. El proceso requiere tener Google Drive activo y toma aproximadamente 15 minutos para configurar el primer documento. En Teeo, basta con adjuntar el archivo en el chat.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Copper: paso a paso
Requisitos
- ·Copper CRM no tiene knowledge base nativo. No existe una sección centralizada para gestionar documentos de referencia accesibles por todo el equipo.
- ·El workaround oficial es usar Google Drive y vincular los archivos a registros específicos (Contactos, Empresas u Oportunidades) dentro de Copper.
- ·Los archivos adjuntos en Copper no son buscables globalmente; solo aparecen en el registro al que están vinculados.
- ·Requiere una cuenta activa de Google Workspace con acceso a Google Drive.
Inicia sesión en Copper
Accede a app.copper.com con tu cuenta de Google Workspace. La integración con Google Drive estará disponible automáticamente si tienes Google Workspace activo.
Navega al registro donde quieres adjuntar el documento
Ve a la sección de Contactos, Empresas u Oportunidades en el menú lateral y abre el registro relevante. Por ejemplo, si el documento aplica a un cliente específico, abre ese contacto.
Localiza la sección 'Files' dentro del registro
En la vista de detalle del registro, desplázate hacia abajo hasta encontrar la sección 'Files' o 'Archivos'. Esta sección muestra los documentos adjuntos al registro y permite agregar nuevos.
Haz clic en 'Add File' o 'Attach from Google Drive'
Dentro de la sección Files, haz clic en el botón 'Add File'. Copper te mostrará opciones para subir desde tu computadora o vincular desde Google Drive.
Selecciona 'Google Drive' como fuente
Elige la opción 'Google Drive' para vincular un archivo existente. Se abrirá el selector de archivos de Google Drive con acceso a tus documentos y carpetas.
Busca y selecciona el documento en Google Drive
Usa la barra de búsqueda o navega por las carpetas del selector de Google Drive para encontrar el PDF u otro archivo que quieres adjuntar. Haz clic en el archivo para seleccionarlo.
Confirma la vinculación del archivo
Haz clic en 'Select' o 'Insert' para confirmar. El archivo de Google Drive quedará vinculado al registro de Copper y aparecerá como un enlace en la sección Files.
Verifica que el archivo aparece en el registro
Confirma que el documento aparece en la sección Files del registro con su nombre, tipo y fecha. Al hacer clic en él, se abrirá directamente en Google Drive.
Repite el proceso para otros registros si aplica
Si el documento debe estar disponible en múltiples registros (por ejemplo, una ficha técnica para varios clientes), deberás repetir el proceso de vinculación en cada registro por separado.
Comparte el enlace de Google Drive con el equipo como alternativa centralizada
Para que el documento sea accesible globalmente al equipo sin estar atado a un registro, crea una carpeta compartida en Google Drive llamada 'Knowledge Base' y compártela con todos los miembros del equipo. Luego vincula esa carpeta desde los registros relevantes en Copper.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Copper CRM un knowledge base nativo?
No. Copper CRM no incluye un knowledge base nativo. La alternativa oficial es usar Google Drive para almacenar documentos y vincularlos a registros individuales (Contactos, Empresas u Oportunidades) dentro de Copper a través de la sección 'Files' de cada registro. No existe una vista centralizada de documentos accesible globalmente desde Copper.
¿Cómo adjunto un PDF a un contacto en Copper?
Abre el registro del contacto en Copper, desplázate hasta la sección 'Files' y haz clic en 'Add File'. Puedes elegir vincular un archivo desde Google Drive o subir uno desde tu computadora. Los archivos de Google Drive se vinculan como accesos directos; los archivos subidos directamente se almacenan en Copper.
¿Pueden todos los miembros del equipo ver los archivos adjuntos en Copper?
Los archivos adjuntos a un registro en Copper son visibles para cualquier usuario con acceso a ese registro. Sin embargo, no existe una vista global de todos los archivos de la cuenta. Para una base de documentos accesible por todo el equipo, la recomendación es crear una carpeta compartida en Google Drive y vincularla desde Copper.