Cómo eliminar información del knowledge base
Copper CRM no tiene knowledge base nativo, por lo que eliminar información requiere borrar el documento correspondiente en Google Drive y también limpiar cualquier nota dentro de Copper que haga referencia a ese documento. Sin un KB centralizado, una eliminación descuidada puede dejar enlaces rotos en los registros de tus clientes. En Teeo, un mensaje borra la entrada al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Elimina del knowledge base la información sobre [tema]”
La información queda eliminada del knowledge base al instante.
Cómo eliminar información del knowledge base en Copper: paso a paso
Requisitos
- ·Copper CRM NO tiene knowledge base nativo. La eliminación de información se realiza en Google Drive, fuera de Copper.
- ·Eliminar un documento de Google Drive rompe cualquier enlace que hayas pegado como nota en los registros de Copper. Debes limpiar esas notas manualmente.
- ·Google Drive mueve los archivos eliminados a la Papelera durante 30 días antes de borrarlos permanentemente. Si necesitas recuperar un documento eliminado por error, ve a Papelera en Drive.
- ·Requiere Google Workspace activo para acceder a Google Drive.
Ve a Google Drive y localiza el documento a eliminar
Abre drive.google.com con la cuenta de Google Workspace vinculada a Copper. Navega a la carpeta del knowledge base o usa el buscador de Drive para encontrar el documento que deseas eliminar. Asegúrate de que es el documento correcto antes de proceder.
Mueve el documento a la Papelera
Haz clic derecho sobre el documento → 'Quitar' o 'Mover a la papelera'. Google Drive enviará el archivo a la Papelera, donde permanecerá 30 días antes de eliminarse permanentemente. Durante ese período puedes restaurarlo si fue un error.
Confirma la eliminación o restaura si fue un error
Si estás seguro de que quieres eliminar el documento de forma permanente, ve a la sección 'Papelera' en el panel izquierdo de Drive, localiza el archivo, haz clic derecho → 'Eliminar definitivamente'. Si fue un error, haz clic derecho → 'Restaurar'.
Inicia sesión en Copper CRM
Ve a app.copper.com e inicia sesión con tu cuenta. Ahora necesitas localizar todos los registros donde adjuntaste notas con el enlace al documento eliminado, para evitar que el equipo encuentre enlaces rotos.
Busca los registros con notas que referencian el documento
Usa la barra de búsqueda de Copper para buscar palabras clave del tema eliminado (ej. el título del documento). Revisa los registros de contactos, empresas y oportunidades donde hayas adjuntado notas relacionadas con ese contenido.
Elimina o actualiza las notas en Copper
Dentro de cada registro afectado, localiza la nota que contenía el enlace al documento eliminado. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a la nota → 'Eliminar nota'. Si el contenido fue reemplazado por otro documento, actualiza la nota con el nuevo enlace.
Notifica al equipo de la eliminación
Copper no envía notificaciones automáticas cuando se elimina contenido. Informa manualmente a tu equipo que la información sobre ese tema ya no está disponible, para evitar que intenten buscarla o la citen en comunicaciones con clientes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar un documento eliminado del knowledge base en Copper?
La recuperación depende de Google Drive, no de Copper. Si eliminaste el documento de Google Drive, tienes 30 días para recuperarlo desde la Papelera de Drive antes de que se borre permanentemente. Copper no tiene ninguna función de recuperación de archivos adjuntos eliminados.
¿Qué pasa con los enlances en las notas de Copper cuando elimino un documento de Drive?
Los enlaces quedan rotos. Copper no detecta ni avisa cuando un documento de Google Drive adjunto en una nota ha sido eliminado. Cualquier miembro del equipo que haga clic en ese enlace verá un error de 'Documento no encontrado' en Drive. Debes limpiar las notas manualmente.
¿Hay una forma de eliminar información del knowledge base en Copper sin tener que ir a Google Drive?
No directamente. Como Copper no tiene KB nativo y la información se almacena en Google Drive, toda gestión (incluyendo la eliminación) debe hacerse en Drive. La nota en Copper es solo un enlace de referencia, no almacena el contenido en sí.