Cómo editar información en el knowledge base
Copper CRM no tiene knowledge base nativo, por lo que editar información implica localizar el documento correcto en Google Drive, modificarlo allí, y verificar que los registros de Copper con la nota adjunta sigan siendo relevantes. Sin un KB centralizado, cada actualización requiere coordinar dos herramientas distintas. En Teeo, un mensaje actualiza la entrada de forma inmediata.
Cómo hacerlo en Teeo
“Edita en el knowledge base: la entrada sobre [tema] ahora debe decir [nueva información]”
La entrada queda actualizada en el knowledge base de forma inmediata.
Cómo editar información en el knowledge base en Copper: paso a paso
Requisitos
- ·Copper CRM NO tiene knowledge base nativo. La edición de información se realiza directamente en Google Drive, fuera de Copper.
- ·Los cambios en Google Docs se reflejan en tiempo real para todos los usuarios con acceso al documento, pero no hay notificación automática en Copper.
- ·Si el documento editado estaba adjunto como nota en un registro de Copper, la nota seguirá mostrando el mismo enlace; el contenido actualizado se verá al abrir el documento en Drive.
- ·Requiere Google Workspace activo. Sin acceso a Google Drive, no es posible gestionar el knowledge base workaround.
Ve a Google Drive y localiza la carpeta del knowledge base
Abre drive.google.com con la cuenta de Google Workspace vinculada a Copper. Navega a la carpeta que creaste para el knowledge base (ej. 'Knowledge Base — [Empresa]'). Si tienes muchos documentos, usa el buscador de Drive para encontrar el artículo que deseas editar.
Abre el documento de Google Docs correspondiente
Haz doble clic sobre el documento que contiene la información que deseas actualizar. El documento se abrirá en el editor de Google Docs. Verifica que el título del documento corresponda al tema que buscas editar.
Activa el modo de edición
En la parte superior derecha del editor de Google Docs, asegúrate de que el modo esté en 'Edición' (no en 'Visualización' ni 'Sugerencias'). Haz clic en el ícono de lápiz si es necesario para cambiar al modo de edición.
Localiza el texto que deseas modificar
Usa Ctrl+F (o Cmd+F en Mac) para abrir la búsqueda dentro del documento y localizar rápidamente la sección o frase que necesitas actualizar. Esto es especialmente útil en documentos largos.
Realiza los cambios necesarios
Edita el texto directamente en el editor. Puedes agregar, modificar o eliminar contenido. Google Docs guarda los cambios automáticamente. Si deseas que los cambios sean rastreables, activa el modo 'Sugerencias' antes de editar, lo que creará un historial de revisiones.
Revisa el historial de versiones si es necesario
Para ver qué cambios se hicieron y por quién, ve a 'Archivo' → 'Historial de versiones' → 'Ver historial de versiones'. Esto te permite restaurar versiones anteriores si algo salió mal durante la edición.
Notifica a tu equipo del cambio (manual)
Copper no notifica automáticamente cuando un documento adjunto cambia. Debes notificar manualmente a tu equipo: puedes agregar un comentario en el documento de Google Docs (@mencionando a los colegas) o enviar un mensaje por tu canal de comunicación habitual.
Verifica que la nota en Copper sigue siendo válida
Inicia sesión en Copper (app.copper.com) y localiza el registro donde adjuntaste la nota con el enlace al documento. Abre la nota y verifica que el enlace sigue siendo el correcto. Si cambió la URL del documento, actualiza la nota en Copper con el nuevo enlace.
Preguntas frecuentes
¿Copper avisa automáticamente cuando se edita un documento del knowledge base?
No. Copper CRM no tiene un sistema de notificaciones ligado a cambios en documentos de Google Drive. Cualquier actualización debe comunicarse manualmente al equipo, ya sea por comentarios en el propio Google Docs, por correo electrónico o por los canales de mensajería del equipo.
¿Se guarda el historial de ediciones en el knowledge base workaround de Copper?
El historial de cambios se gestiona desde Google Docs, no desde Copper. Google Docs guarda automáticamente un historial completo de versiones accesible desde 'Archivo → Historial de versiones'. Copper no tiene visibilidad sobre estos cambios.
¿Qué pasa si varios miembros del equipo editan el mismo documento al mismo tiempo?
Google Docs permite la edición colaborativa en tiempo real. Si dos personas editan el mismo documento simultáneamente, ambas verán los cambios del otro en tiempo real. Google gestiona los conflictos automáticamente y muestra quién está editando cada sección en ese momento.