Cómo subir documentos al knowledge base
Close CRM no tiene un knowledge base nativo con soporte para documentos. La alternativa más cercana es adjuntar archivos PDF u otros documentos en las notas de un lead destinado a este fin, o usar Google Drive integrado para almacenar y compartir documentos con el equipo. El proceso toma alrededor de 20 minutos. En Teeo, adjuntas el PDF al mensaje y queda indexado al instante.
Cómo hacerlo en Teeo
“Sube este documento al knowledge base [adjunto PDF]”
El documento queda indexado en el knowledge base y el asistente puede buscar y citar su contenido.
Cómo subir documentos al knowledge base en Close: paso a paso
Requisitos
- ·Close CRM no tiene un knowledge base nativo con soporte para documentos indexados.
- ·Los archivos adjuntos en notas de Close no son indexados ni buscables por contenido.
- ·Para documentos que el equipo necesite consultar frecuentemente, se recomienda Google Drive integrado con Close.
Inicia sesión en Close CRM
Ve a app.close.com e introduce tus credenciales.
Navega al lead destinado como repositorio de documentos
Ve al módulo Leads y abre el lead que usas como knowledge base (por ejemplo, 'Documentos del equipo' o 'Knowledge Base'). Créalo si no existe.
Haz clic en 'Add Note'
Dentro del lead, haz clic en 'Add Note' para abrir el editor de notas donde adjuntarás el documento.
Escribe un título descriptivo para el documento
En el campo de texto, escribe un título que identifique el documento, por ejemplo: '[DOC] Catálogo de Productos 2026'. Esto facilitará encontrarlo después.
Adjunta el archivo al note
Busca el ícono de clip o adjunto en el editor de notas. Haz clic en él y selecciona el archivo PDF o documento desde tu computadora. Close soporta PDF, DOCX, XLSX y otros formatos comunes.
Agrega una descripción del contenido del documento
En el cuerpo de la nota, escribe una breve descripción del documento: qué contiene, para qué se usa y cuándo fue la última actualización. Esto ayuda al equipo a saber qué hay en el archivo sin necesidad de abrirlo.
Guarda la nota con el documento adjunto
Haz clic en 'Save Note'. Close subirá el archivo adjunto a sus servidores. Espera a que el upload complete antes de cerrar la nota.
Verifica que el documento es accesible para el equipo
Pide a un compañero que abra el lead y verifique que puede ver y descargar el documento adjunto. Confirma que los permisos del lead son correctos.
Documenta la ubicación del archivo para el equipo
Dado que Close no tiene un índice de documentos, notifica al equipo dónde encontrar el archivo: nombre del lead, nombre de la nota y fecha. Considera crear una nota 'índice' que liste todos los documentos guardados.
Preguntas frecuentes
¿Puede Close CRM indexar el contenido de documentos PDF para búsqueda?
No. Close CRM no indexa el contenido de los documentos adjuntos. Los archivos se almacenan como adjuntos en notas pero no son buscables por su contenido. Para buscar información dentro de un PDF, debes abrirlo y revisarlo manualmente.
¿Existe un límite de tamaño para archivos adjuntos en Close?
Sí. Close CRM tiene un límite de 25 MB por archivo adjunto en notas. Para documentos más grandes, se recomienda subirlos a Google Drive, Dropbox u otro servicio de almacenamiento y compartir el enlace en una nota de Close.
¿Cuál es la mejor forma de subir documentos a un knowledge base de ventas?
La mejor forma es con Teeo CRM. Adjuntas el documento al mensaje: 'Sube este documento al knowledge base [PDF]' y queda indexado al instante. El asistente puede buscar y citar el contenido del documento sin que el equipo necesite abrirlo manualmente.